El encaje

Por Néstor Setzes

Las Finanzas son parte esencial de toda organización, y más aún si es con fines de lucro (como cualquier empresa PyME). Hablar de finanzas es hablar de los flujos de dinero que entran, salen y circulan por la misma.

El Encaje es una cantidad de dinero que como mínimo debe tener el sistema en todo momento.

Para ejemplificar la función del Encaje en las finanzas de una empresa se puede acudir al ejemplo de un tanque en el circuito de agua de una vivienda: ingresa agua desde la red alimentando un tanque, a su vez se demanda esa misma agua desde cada canilla de la casa la cual es provista por el tanque. El funcionamiento es muy simple ya que dicho tanque independiza el ingreso del egreso del agua al hogar. Por ejemplo uno puede tener una ducha abierta independientemente de que en ese momento la red no esté entregando agua. De la misma manera, si el tanque está incompleto la red puede llenarlo aunque en ese momento no haya canillas abiertas. Se puede concluir en que la función del tanque es esencial para la calidad de vida de quienes habitan la casa a quienes no les faltará agua si dicho tanque tiene la capacidad adecuada, o sea está bien calculado.

Llevado a las finanzas de la empresa puede decirse que el “Encaje” es el “Tanque” de dinero mediante el cual se independizan los ingresos de los egresos del sistema.

Si no hay Encaje a veces no se cuenta con dinero para cumplir con las obligaciones, ya que el cumplimiento depende exclusivamente del flujo de ingresos en tiempo real. Si falla una cobranza o un día de recaudación no es el previsto se desata ese problema tan habitual en las PyMEs que consiste en utilizar tiempos y esfuerzos en conseguir dinero. Ni qué hablar de los disgustos y malestar que esto provoca en la Dirección de la empresa. También de los costos directos como por ejemplo pagar intereses, y de los costos indirectos como utilizar tiempos de las personas más valiosas de la organización para resolver lo financiero en vez de generar valor (pensando, comprando, vendiendo, etc).

El “Encaje” es el “Tanque” de dinero mediante el cual se independizan los ingresos de los egresos del sistema.

El “Encaje” es el “Tanque” de dinero mediante el cual se independizan los ingresos de los egresos del sistema.

Conseguir dinero para “tapar baches” no genera valor, por lo tanto todos los recursos humanos y gerenciales puestos allí son desperdiciados.  Es el tiempo en el que “no se piensa maás que en sobrevivir”.

El Encaje es una decisión empresaria. Para formarlo se invierte dinero una sola vez. Se trata de una inversión que trae mejoras en el orden, la productividad y la tranquilidad empresaria de manera permanente. Sólo depende de la conducta que se tenga para mantenerlo.

El Encaje no tiene costos, ya que no influye ni modifica los ingresos ni los egresos del sistema, los cuales dependen de las decisiones empresarias.

Tener o no tener Encaje en la empresa no modifica la cantidad de dinero que circula por la misma.  Cuando se tiene Encaje lo que sucede es que se organizan mejor esos flujos.

El secreto para que un Encaje funcione y se mantenga en el tiempo es definir claramente que la caja no puede tener menos que ese monto, salvo excepciones prestablecidas. Veamos un ejemplo hipotético:

* La empresa “A” decide un Encaje de $ 100, es decir que cuando la caja es igual o menor a esa cifra no se hacen pagos ni se deciden egresos salvo dos excepciones: cubrir el banco y retiros. Imaginemos que un día para cubrir el banco la empresa “A” tomó dinero del encaje por $ 60. Entonces la caja real quedará en: $ 40. Esto implica que de allí en más y hasta tanto la caja no se recomponga por encima de los $ 100 no se pueden hacer otros tipos de pagos. Es una suerte de $ 100 = $ 0.  Donde tomar dinero del encaje es como tomar un préstamo externo pero sin intereses, ni trámites, ni pérdidas de tiempo y esfuerzo.

Como se observa, el Encaje es un prestamista de última instancia del sistema. El monto del Encaje es único para cada empresa y para calcularlo hay que tener en cuenta el valor de los ingresos/egresos totales mensuales y la varianza de esos flujos. No se precisa el mismo Encaje en una empresa que tiene ingresos diarios y estables en efectivo que en otra donde esos mismos ingresos se hacen en tres cobranzas en el mes y con poca previsibilidad de fecha.  El monto del Encaje necesario de ésta última será mucho mayor que el de la primera.

El monto del Encaje no debe ser mayor ni menor al que necesita “ese sistema”, ya que si es escaso se caerá en los problemas financieros ya descriptos y si es excesivo se tendrá dinero parado con las pérdidas por inflación que eso conlleva.

Un buen cálculo de Encaje es un dato importante para toda organización.

Como se observa, decidir e implementar correctamente esta herramienta mejora ostensiblemente la productividad y la tranquilidad gerencial, objetivos tan ansiados y necesarios en toda empresa.

 

* SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario. info@sicfie.com.ar www.sicfie.com.ar

 

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