La administración de proyectos

En una línea de producción fabril esto se ve claramente cuando llamamos “producción en serie” a aquellos procesos continuos donde las maquinas se ajustan una sola vez (producciones estándard), mientras que llamamos “producción por proyectos” a aquellos trabajos únicos y a medida que requieren un ajuste de las maquinas cada vez que entra una pieza nueva (producciones a medida).

Los principios referidos a la Administración de Proyectos no solo se aplican a actividades industriales, ya que también rigen y son aplicables a actividades administrativas, logísticas, y fundamentalmente a proyectos de inversión o grandes proyectos globales de cambio.

Un proyecto implica planificación, es decir imaginar el futuro y lo que sucederá mientras se ejecuta el proyecto.

Las variables más importantes en todo proyecto son:

  1. El tiempo de duración
  2. El dinero invertido
  3. El objetivo a alcanzar

Mientras que los problemas más habituales a la hora de ejecutar un proyecto son:

  1. Se supera el tiempo previsto
  2. Se supera el presupuesto asignado
  3. Se bajan estándares de calidad y/u objetivos

El tiempo de duración es el aspecto mas problemático de todo proyecto.

Para resolver el tema de los tiempos, a la hora de planificar se asignan “Márgenes de seguridad”, donde el secreto pasa por: “asignar un margen de seguridad global del proyecto y no individualmente por proceso” ya que la suma de márgenes individuales siempre será mucho mayor que un margen de seguridad único de todo el proyecto.

Si se asignan márgenes individuales para cada proceso ocurrirá un fenómeno llamado:

“síndrome del estudiante” que consiste en que se dejará para ejecutar todo a último momento posible del tiempo asignado, con lo que el proyecto todo se retrasará debido a que: “Los retrasos se acumulan y los adelantos no”.

Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de los tiempos es la asignación correcta de personas y procesos para cumplir cada etapa del proyecto para no caer en atrasos debido al fenómeno de la: “Multitarea”.

Dicha multitarea puede darse en superposición de tareas del mismo proyecto y/o en tareas referidas a otros proyectos en marcha al mismo tiempo (entornos multiproyecto).

El dinero invertido tiene que ver con los costos de implementación.

Aquí la herramienta es el presupuesto. Cuanto mejor y más “sentido común” tenga la planificación menor será el error en el presupuesto.

Lo recomendable es tomar un margen de seguridad al mismo modo que en los tiempos, es decir único para todo el proyecto, que puede oscilar entre un 10% y un 20% del total asignado en un ítem denominado como “varios y no previstos”.

El objetivo esperado debe tener sentido común.  Para ello es menester tener plena conciencia de cual es el punto de partida y los recursos con que se cuenta.

Habitualmente cuando se comienzan a complicar los tiempos y los gastos durante la ejecución del proyecto, como efecto no deseado se tiende a bajar la calidad del objetivo.  Por ello es menester trabajar adecuadamente en los dos aspectos anteriores (tiempo y dinero) como reaseguro de la calidad del proyecto y del cumplimiento efectivo de los objetivos.

En definitiva, lo importante a la hora “de hacer” en la organización es reconocer si se está ante un Proyecto. y una vez identificado, aplicar en él estos secretos y principios simples para su mejor administración, lo que traerá como consecuencia un mejor rendimiento del proyecto en sí junto con una mayor tranquilidad organizacional.

 

SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario
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