La mejora continua por proyectos

Por Néstor Setzes

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La Mejora Continua es una “filosofía de gestión” que simplemente se basa en el siguiente precepto: “Hacer las cosas mejor, de manera permanente”.

Esto implica que todo está abierto siempre al replanteo positivo, a la crítica constructiva y a toda idea que ayude a cambiar lo que se hace por una opción mejor.

Ahora bien, para que dicho precepto no quede simplemente en una declamación teórica, hay que transformarlo en acciones concretas que lo sostengan.

La “Mejora Continua por Proyectos” es una herramienta que va en ese sentido y necesita de un claro compromiso directivo como condición necesaria.

Se trata simplemente de abrir el juego de las “ideas de mejora” a todo el personal, incentivándolos a que dichas ideas las propongan de una manera específica (Anteproyectos), para su adecuada evaluación y mejora antes de ser aprobadas y puestas en práctica.

Además del compromiso directivo y la participación del personal es necesario nombrar un “Administrador de la Mejora Continua”, quien determinará cuáles Anteproyectos se tratarán y cuales quedarán para más adelante, y un “Comité de Mejora Continua”, formado por notables (miembros clave o los que más piensan). Dicho comité será el encargado de evaluar y optimizar los “Anteproyectos” y transformarlos en “Proyectos”.

Luego de eso, los “Proyectos” ya establecidos se presentan a la Dirección de la empresa para su aprobación (o desaprobación) y de allí en más se procede a la “Implementación” y luego a la “Evaluación”

El sistema entonces funciona con la siguiente secuencia:

1-            Anteproyecto (cualquier miembro de la organización)

2-            Administración de los Anteproyectos (administrador de la Mejora Continua)

3-            Evaluación y replanteo (comité de Mejora Continua)

4-            Proyecto (comité de Mejora Continua)

5-            Aprobación (dirección de la empresa)

6-            Implementación (administrador de la Mejora Continua)

7-            Evaluación (comité de Mejora Continua)

 

Donde cada uno de los pasos se puede describir así:

1-            Anteproyecto: se debe abrir el juego a todos los miembros de la organización cualquiera sea su cargo. La idea es que transformen esas ideas que permanentemente tienen y casi nunca se expresan en el lugar y momento adecuados, en un formato que permita su clasificación y evaluación.  Dicho formato se recomienda que sea el siguiente:

a-            No más de dos hojas A4 fuente 12

b-           Bajo cuatro títulos que lo organizan: Nombre del anteproyecto, Aspecto/s a mejorar, Cambio propuesto y Beneficios esperados.  Todo ello además de nombre de quien lo propone y fecha de presentación.

2-            Administración de los anteproyectos: se trata de que un responsable (administrador de la Mejora Continua) elija cuales anteproyectos y cuando serán tratados.  Se recomienda llevar una carpeta de “anteproyectos pendientes”, otra de “anteproyectos en proceso”, otra de “anteproyectos implementados” y otra de “anteproyectos pre aprobados en espera”   Dicho administrador debe ser una persona de alto cargo en la empresa, es decir de la parte superior de la pirámide y no de los mandos medios.

3-            Evaluación y replanteo: se trata del tratamiento del anteproyecto para transformarlo en proyecto. Esta delicada tarea intelectual requiere un claro conocimiento de cómo suceden las cosas en la empresa y de una mirada interdisciplinaria.  Para formar el “comité de Mejora Continua” encargado de esta responsabilidad se recomienda convocar a las personas más capacitadas y comprometidas de cada sector.  Dicho comité debe reunirse de manera ordinaria (por ejemplo una vez a la semana y en día y horario preestablecido) y debe ser coordinado por el administrador de la Mejora Continua.

4-            Proyecto: como consecuencia natural de lo anterior se obtiene una anteproyecto mejorado al que llamamos “Proyecto”, el que debe mantener el formato y títulos del anteproyecto original ( explicados en el punto 1)

5-            Aprobación: se trata del visto bueno o rechazo del Proyecto por parte de la Dirección de la empresa. La presentación se recomienda que se haga de manera formal a cargo del administrador y un miembro del comité.  Aquí pueden suceder 4 cosas:

a-            Que se rechace definitivamente

b-           Que se suspenda temporalmente

c-            Que vuelva a comité para reformas

d-           Que se apruebe

6-            Implementación: se trata de llevar a los hechos lo aprobado por Dirección. Es fundamental que haya un responsable de dicha implementación (administrador de la Mejora Continua) quien debe tener poder formal para trabajar interdisciplinariamente con los distintos sectores.

7-            Evaluación: se trata de un control durante y después de la implementación para verificar que los beneficios esperados coinciden en la práctica con lo que se proyectó.

Por último, se recomienda establecer una serie de incentivos y premios para quienes presenten anteproyectos exitosos que se lleven a la práctica y deriven en beneficios. Esto servirá de “combustible” para que todos estén incentivados a participar permanentemente.

Aplicar la “Mejora Continua por Proyectos” implica un cambio profundo en la cultura organizacional, la que nunca volverá a ser la misma transformándose en una usina de oportunidades permanente, y casi no tiene costos monetarios ya que se basa fundamentalmente en compromiso directivo y organización.

Poner a trabajar el “soft” de la empresa no es fácil, pero sin duda es ahí donde reside una gran oportunidad de diferenciarse y con ello cumplir mejor con la Misión de la empresa, necesidad permanente de toda organización que quiera ser competitiva.

 

* SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario / info@sicfie.com.ar / www.sicfie.com.ar

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