Las cuentas a cobrar

Una “cuenta a cobrar” no es más que una deuda que un cliente adquirió con la empresa a través de haberse beneficiado con mercaderías y/o servicios que se le facturaron y no pagó… al menos aún.

Las cuentas a cobrar se dividen en dos grandes grupos, las “Cuentas corrientes” y los “Contados pendientes”.

Las Cuentas corrientes las constituyen aquellos clientes que tienen un acuerdo previo para quedar en deuda. Esto implica que cada vez que se le hace entrega de mercaderías o servicios, se inscribe esa factura como una deuda en los registros, siempre contra la firma en conformidad del cliente sobre la factura correspondiente. Esto último es un formalismo que cuando no es tenido en cuenta a veces trae dolores de cabeza y pérdidas, ya que ante un “no reconocimiento de la deuda”, con dudas y sin pruebas fehacientes más que la memoria, no queda otra que dar la razón al cliente para no perderlo.

Para abrirle una cuenta corriente a un cliente es necesario poseer la mayor cantidad posible de sus datos (e-mails, teléfonos alternativos, etc.) y no sólo los datos tradicionales. Asimismo es necesario actualizarlos una vez al año a los efectos de que no queden obsoletos, y llegado el caso se tenga que salir a cobrarle a un “fantasma”.

El Método Sicfie propone catalogar con colores a los clientes deudores, para evitar sorpresas.

Lo recomendable es que cada cuenta corriente tenga una “calificación” o “límite máximo”.

Dicho límite debe establecerse en función de cuestiones como consumo habitual, referencias, antigüedad, historial de cumplimiento y tamaño de la empresa que posee la cuenta.

Que un cliente se exceda un poco del límite en forma temporal no es motivo para no entregarle mercaderías o servicios, pero sí para poner atención allí en pos de no tener sorpresas. Lo conveniente es que el sistema informático detalle día a día sobre los clientes excedidos de límite para definir caso por caso que hacer con ellos.

Salvando distancias, algo así como hacen los bancos con las cuentas corrientes y sus descubiertos.

A los efectos de mejorar la perfomance en la cobranza, otra técnica es la clasificación de cada cliente según la fecha de la factura mas antigua que debe.  El criterio “Sicfie” establece cuatro colores a tal fin:

  • Clientes Verdes: aquellos cuya factura adeudada más antigua es menor a 30 días.
  • Cliente Amarillos: aquellos cuya factura adeudada mas antigua esta entre los 30 y los 60 días.
  • Clientes Rojos: aquellos cuya factura adeudada mas antigua esta entre los 60 y los 90 días.
  • Clientes Violetas: aquellos cuya factura adeudada mas antigua tiene mas de 90 días.

Cada empresa debe establecer métodos de cobranza específicos y tratamientos distintos para cada color de cliente deudor, que van desde la negociación amigable hasta la suspensión de la cuenta y/o la derivación al abogado.

La experiencia indica que mientras el cliente esta en situación “verde” sigue comprando y la efectividad en la cobranza es mayor. A medida que la deuda del cliente va siendo más antigua se disminuye drásticamente la efectividad de la cobranza. Es por eso que hay que trabajar muy duro con las cobranzas de los “amarillos” y los “rojos”.

Cuando el cliente llegó a una situación “violeta” lo más probable es que ya no esté comprando, lo que constituye doble pérdida: del dinero que no se cobra y de las ventas que no se le hacen, pero que sí le hace algún competidor al que seguramente le paga de contado.

La mayoría de las veces se llega a situaciones de clientes “amarillos”, “rojos” y “violetas” por falta de controles adecuados en tiempo y forma, ya que lo más cómodo es dejar que el cliente por propia iniciativa pague, lo que no siempre es así.

Si el control de las cuentas corrientes no es ordinario y habitual las sorpresas están siempre a la orden del día.

Cobrar adecuadamente y mantener un control estricto de la situación de cada cuenta corriente es también una manera de retener clientes y no perderlos a manos de la competencia.

Hay que tener en cuenta que un cliente que no paga no sirve como tal.

Los Contados Pendientes son facturas deudoras de clientes que no tienen una cuenta corriente abierta y que por algún motivo se llevaron mercaderías o servicios y no los pagaron.

Deben tener un tratamiento más estricto. Aquí la experiencia indica que ningún contado pendiente debiera tener una antigüedad mayor a 15 días, ya que a partir de los 15 días de fecha de factura se disminuye la efectividad de la cobranza.

A la hora de concederlo deben anotarse los datos del cliente en el reverso de la factura, y archivar la misma en una carpeta específica de contados pendientes.

A diferencia de las cuentas corrientes que se contabilizan “por cliente”, los contados pendientes se archivan y contabilizan todos juntos y “por fecha”.

A través de la revisión diaria de dicha carpeta y/o de la información que surge del sistema deben establecerse las medidas o acciones de cobranza.

En líneas generales no debe dejarse que cualquier empleado pueda abrir una cuenta corriente o dar un contado pendiente, ya que es preferible que esa decisión quede en manos de la gerencia.

Trabajar sobre las cuentas a cobrar en forma preventiva es una necesidad y una manera de mantener y mejorar la rentabilidad del negocio, a la vez que de evitarse disgustos y tener que resolver situaciones siempre desagradables.

Solo se trata de orden y organización enmarcados en una clara política con uno de los focos puesto en las cobranzas.

En definitiva y sintetizando, se puede decir que las energías, los tiempos y las operaciones dedicadas al control de las cuentas a cobrar son siempre mas que rentables y muy pero muy necesarias en toda organización.

 

* SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario

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