Las reuniones de directorio en Pymes

Hacer reuniones de directorio en una PyME no es una excentricidad, más bien es una necesidad imperiosa para darle ámbito natural a las cuestiones fundamentales de la empresa, su análisis, su debate y su decisión.

A modo de ejemplo, el SICFIE como sistema tiene a esta herramienta como básica para PyMEs y la constituye en uno de los grandes secretos de su éxito.

Ahora bien: ¿que es una reunión de directorio en una PyME?: es una reunión de él o los dueños de la empresa donde se debe lograr un ámbito de comunicación por excelencia destinado a la mejora continua de la organización toda.

Si se plantean los objetivos de la reunión o el “para qué”, se pueden enumerar entre otros:

  • Controlar la marcha del negocio
  • Analizar sus números e indicadores
  • Transmitir informaciones entre los socios
  • Convocar personal clave o profesionales externos para que comuniquen cosas puntuales. Estos participantes deben estar presentes solo el tiempo que dure su exposición.
  • Analizar cuestiones internas (de personal, de procesos, de recursos, etc.)
  • Analizar cuestiones externas o de contexto (clientes, proveedores, competidores, macroeconómicas, etc.)
  • Controlar la implementación de los cambios en marcha
  • Analizar cambios a futuro
  •  Decidir sobre cuestiones de mediana importancia (tácticas)
  • Decidir sobre cuestiones de gran importancia (estratégicas)
  • Definir las políticas y normas que hacen a la “cultura organizacional”.

Para definir el “cómo”, es decir que esta herramienta sea efectiva, se recomienda cumplir algunas reglas básicas, a saber:

  • Contar con la participación de un “moderador” o “guía” profesional externo de confianza.  Preferentemente el Consultor o en su defecto el Contador o el Abogado de la firma.
  • Ser ordinaria, es decir, con día y hora preestablecida con mucha anticipación.
  • Tener una frecuencia definida (por ejemplo semanal)
  • Realizarse y cumplir su función aunque alguno de los convocados no asista, esto es que debe tener vida propia como sistema sin depender de las personas.
  • Realizarse en un lugar cómodo y agradable
  •  Debe generarse un ámbito de respeto, amigable y constructivo, donde todos tengan oportunidad de expresar sus ideas sin ser censurados
  •  Contar con reglas de juego claras en cuanto a las decisiones a tomar.  Por ejemplo si se decide a suma de votos o quien y como decide cada tema
  •  Durar un tiempo prudencial para que no se torne aburrida o pesada, por ejemplo 2 hs salvo excepciones.
  • A su vez, el “moderador” o “guía profesional externo” debe cumplir un papel muy importante destinado a:
  • Mantener una posición equilibrada y objetiva en todo momento
  • Conservar la “esencia” por la cual existe la reunión
  •  Incentivar la participación activa, positiva y amigable de todos los presentes.
  •  Lograr un ambiente agradable, y si es posible alegre
  •  Generar un espacio donde no existan recriminaciones
  • Evitar y/o neutralizar las discusiones estériles
  • Evitar las desviaciones hacia temas familiares puros que no tengan que ver con la empresa
  • Guiar los debates hacia el camino de las razones por sobre las emociones
  • Aportar su propia visión de los temas como “uno mas”.
  • Dar el cierre adecuado a la reunión.
  •  Dejar por escrito las conclusiones y decisiones.

En el caso de que la Dirección sea unipersonal también puede existir la reunión de directorio ordinaria, en este caso con un comité de “personas clave” de la organización y/o a solas con el Consultor profesional externo y cumpliendo con la mayoría de las pautas arriba descriptas.

En todos los casos, el “ida y vuelta” de cada tema abordado lo enriquece y lleva indefectiblemente a decisiones con menos posibilidad de error.

El costo de este sistema es cero.  Solo se trata de una decisión política y de ser consecuente.

Es muy significativo el cambio personal, familiar y empresario que se logra a partir de la aplicación correcta y exitosa de esta herramienta, siendo que además se ahorran tiempos de “debate y discusión” durante las horas operativas del negocio, ya que cada tema importante o conflictivo pasa a tener su ámbito natural de resolución.

Es habitual escuchar entonces: “No discutamos ahora, concentrémonos en lo que hay que hacer hoy y lo dejamos para el miércoles en la reunión de directorio”.

Esto último implica además un gran ahorro en tiempo y dinero además de la contribución a la mejora del ambiente laboral y directivo.

Como se observa, cuando se decide sumar la reunión de directorio en la cultura organizacional se descubre que la aplicación no es compleja, las pautas son simples y la mejora en la productividad directiva y de la organización toda son mas que significativas.

 

SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario

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