Principio “ACP” para el manejo del stock

El ordenamiento del stock suele transformarse en un dolor de cabeza muy habitual en todas las empresas. Sucede que hoy, ese ordenamiento hay que identificarlo como un proceso dinámico y continuo.

Dinámico porque indefectiblemente los artículos deben cambiarse de lugar permanentemente. Continuo porque no hay manera de evitar lo anterior. Cada cierto tiempo es necesario volver a replantear el lugar donde debe ubicarse determinado grupo de artículos, que ya no caben más donde están.

La causa por lo que se produce lo anterior es muy simple: la vertiginosa creación y lanzamiento de nuevos productos que todas las empresas deben incorporar para no quedar fuera del mercado. Carrera que parece aumentar exponencialmente.

Esto hace que los criterios tradicionales para ordenar el stock por familia de productos, por proveedor o por marca sean insuficientes a la hora de dar respuestas efectivas en cuanto al ordenamiento óptimo del stock y pasen a segundo plano de importancia.Lo verdaderamente importante en este contexto es “administrar” el recurso escaso en que suele transformarse el espacio físico, y no es el único aspecto a tener en cuenta, ya que la manera en que se haga el ordenamiento del stock deberá respetar la misión del sistema todo de ganar dinero, o mejor dicho, de generar dinero con la mayor velocidad posible.

Ahora bien. ¿como lograrlo?

Los criterios tradicionales para ordenar el stock fueron superados por la velocidad de cambio del mercado moderno.

Una opción válida es concientizarse de que el ordenamiento del stock es una tarea continua que debe respetar algunas pautas

El principio ACP es una metodología simple que tiende a disminuir las posibilidades de error a la hora de elegir cada nueva ubicación de las mercaderías.

Las pautas que conforman su sigla son: Accesibilidad, Comunicación y Prioridad.

Veamos de qué se trata.

Accesibilidad

Según este parámetro el camino hacia la mercadería debe encontrarse sin obstáculos que dificulten llegar a ella por parte de quienes preparan el pedido. Esto implica verificar que haya la menor cantidad posible de restricciones en el camino (puertas con cerradura, alturas, sitios resbaladizos, etc.), como así también en la estantería o lugar de almacenamiento mismo (quedar detrás de otros artículos sin cartel, estantes oxidados o puntas metálicas que hacen dificultoso el acceso, baja iluminación, etc.).

Comunicación

Implica que cada miembro o responsable de preparar el pedido debe saber fehacientemente donde está cada artículo. Para ello es menester identificar todas las estanterías, depósitos y sectores con números y letras.  Cada artículo debe “pertenecer” a un sector y lugar específico, y para saber a qué sector pertenece cada artículo, dicha información debe estar en el sistema informático (por ejemplo: articulo 0004 en sector 2 estantería B4) o en su defecto en la lista de precios impresa que se utilice para preparar los pedidos. La identificación de cada sector y estantería o lugar de almacenamiento puede facilitarse mediante pintadas en el piso, carteles en la propia estantería, y carteles a la entrada de los distintos sectores. Asimismo, la mercadería de cada estantería o sector puede listarse por familia de productos e identificarse mediante carteles en las estanterías correspondientes y a la entrada de cada sector.

Prioridad

Es evidente que no todo el depósito tiene el mismo nivel de accesibilidad ni cercanía con el lugar donde se prepara el pedido o se procesa la mercadería. Esto implica tener que elegir. Dicha elección debe hacerse priorizando los artículos de alta rotación o artículos “A”, los que deben estar siempre lo más cerca posible del lugar de preparación o proceso y a la vez con la mejor accesibilidad. Cuanto más importante el artículo en cuestión en cuanto a rotación, más cercanía y accesibilidad debe tener. Este principio deja en segundo plano el orden por familia de productos, por proveedor o por marca, supeditando eso a la prioridad de cercanía.

En definitiva se trata de reflexionar sobre tres cuestiones básicas antes de decidir el nuevo lugar de un producto: ¿Quedará accesible o se puede mejorar ese aspecto? ¿Quedará bien comunicado el lugar al personal correspondiente? ¿Quedará en un lugar prioritario según su rotación respecto de los otros artículos del stock?

Cada mejora en cada una de estas cuestiones impactará directamente en el tiempo que se tarda en preparar el pedido, con la importancia que ello tiene para dar velocidad de generación al sistema todo.

Es habitual que para mover un artículo con estas premisas, deban reordenarse otros artículos a la vez.  Se trata de una inversión de tiempo y energías plenamente justificadas en lo anterior.

Es menester recordar que en ésta como en todas las técnicas administrativas, el sentido común debe jugar un papel preponderante, y que cada decisión debe tomarse siempre teniendo en cuenta la misión de la empresa (ganar dinero) o al menos no contradecirla.

 

* SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario / info@sicfie.com.ar / www.sicfie.com.ar

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