Una Pyme llena de proyectos
Por Carla Colombo
Primero de noviembre, reunión de equipo. En Fercol tenemos la rutina de compartir los resultados obtenidos el mes anterior el primer día hábil del mes que comienza. Cada integrante revisa sus indicadores, los expone, y hacemos un análisis en conjunto de los números que se llevan a la mesa.
Hasta hace un tiempo atrás, una de mis funciones, además de asegurarme que los tableros de comando estén completos y actualizados, era armar un reporte del estado de los proyectos vigentes en la compañía. Cuando me aparecía el recordatorio de esa tarea, apelaba a mi memoria, hablaba con los responsables de cada sector para que me resumieran los avances de los diversos temas y me contaran si había algún ítem nuevo que agregar al listado, organizaba la información y la presentaba de un modo claro y ordenado.
Bajo esta modalidad funcionamos durante mucho tiempo. Los proyectos se conversaban y se resolvían sobre la marcha. Sin embargo, un elemento esencial quedaba por fuera: la planificación. Hoy en día, las habilidades sobre gestión de proyectos son ampliamente valoradas y buscadas en todos los profesionales, en especial, en aquellos que ocupan mandos medios o rangos superiores.
Las grandes corporaciones trabajan en profundidad sobre estas cualidades, las potencian y viralizan. En las pymes, no suele suceder lo mismo. Ya sea por falta de recursos y tiempo, o desconocimiento de esta disciplina, los dueños de negocios más pequeños cometen el error de pensar que no es necesario conocer o aplicar metodologías para manejar proyectos y procesos. Nada más desacertado.
Un proyecto no necesariamente tiene que ser una gran idea con un enorme presupuesto asociado. Es cualquier actividad que se encara con una estrategia y una entrega distinta a la producción diaria. Es un emprendimiento que tiene un comienzo y un fin claro, y su objetivo es lograr algún cambio para mejorar la eficacia, alcanzar mayor rentabilidad, aumentar los negocios, producir un nuevo producto, bajar los costos, implementar un nuevo sistema, cambiar los procesos, etc.
Todas las empresas necesitan renovarse, al menos aquellas que desean mantenerse rentables, y las pymes no son una excepción. Inevitablemente, llegará el momento en que tengan la necesidad de encarar uno o más proyectos, a la vez que mantienen el trabajo cotidiano sobre ruedas, y la cuestión a la que se van a enfrentar es: ¿alguien sabe cómo hacerlo?
La administración de proyectos puede parecer una carga adicional, aunque, en realidad, ahorra tiempo y dinero a largo plazo. No existe una metodología especial para las compañías pequeñas, los que trabajamos en pymes debemos adaptar la bibliografía existente al propio negocio.
En Fercol, hace unos meses atrás desarrollamos y formalizamos una metodología para crear, planificar, ejecutar y realizar el seguimiento de un proyecto. Cada etapa cuenta con tareas y requisitos específicos que cumplir y el objetivo final es, ni más ni menos, alcanzar los resultados pautados en un inicio.
Ahora, nuestras reuniones de equipo mensuales tienen un fondo más colorido, un macroesquema cuelga de la pared de la sala de reuniones, que nos permite comprender con un solo vistazo cuál es el estado de los temas actuales de la compañía.
* Fercol Lubricantes
