Cuando se menciona «reunión de dirección» o “reunión de directorio”, inmediatamente se piensa en grandes organizaciones. Esto es al menos un error.
Hacer reuniones de dirección en una PyME no es una excentricidad, más bien es una necesidad imperiosa para darle ámbito natural a las cuestiones fundamentales de la empresa, su análisis, su debate y su decisión.
A modo de ejemplo, el SICFIE como sistema tiene a esta herramienta como básica para PyMEs y la constituye en uno de los grandes secretos de su éxito.
Ahora bien: ¿qué es una reunión de dirección en una PyME?Es un encuentro de El o Los dueños de la empresa, donde se debe lograr un ámbito de comunicación por excelencia destinado a la mejora continua de la organización toda.
Si se plantean los objetivos de la reunión o el «para que», se pueden enumerar entre otros:
- Analizar los resultados e indicadores.
- Controlar la marcha del negocio.
- Transmitir informaciones entre los socios.
- Analizar cuestiones internas (de personal, de procesos, de recursos, etc.).
- Analizar cuestiones externas o de contexto (clientes, proveedores, competidores, macroeconómicas, etc.).
- Controlar la implementación de los cambios en marcha.
- Analizar cambios a futuro.
- Convocar personal clave o profesionales externos para que comuniquen cosas puntuales. Estos participantes deben estar presentes solo el tiempo que dure su exposición.
- Decidir sobre cuestiones de mediana importancia (tácticas).
- Decidir sobre cuestiones de gran importancia (estratégicas).
- Definir las políticas y normas que hacen a la «cultura organizacional».
- Para definir el «cómo», es decir que esta herramienta sea efectiva, se recomienda cumplir algunas reglas básicas, a saber:
- Contar con la participación de un «moderador» o «guía» profesional externo de confianza. Preferentemente el Consultor o en su defecto el Contador o el Abogado de la firma.
- Ser ordinaria, es decir, con día y hora preestablecida con mucha anticipación.
- Tener una frecuencia definida (por ejemplo, semanal).
- Realizarse y cumplir su función aunque alguno de los convocados no asista, esto es que debe tener vida propia como sistema sin depender de las personas.
- Realizarse en un lugar cómodo y agradable.
- Debe generarse un ámbito de respeto, amigable y constructivo, donde todos tengan oportunidad de expresar sus ideas sin ser censurados.
- Contar con reglas de juego claras en cuanto a las decisiones a tomar. Por ejemplo si se decide a suma de votos o quién y cómo decide cada tema.
- Durar un tiempo prudencial para que no se torne aburrida o pesada, por ejemplo 2 hs salvo excepciones.
- A su vez, el «moderador» o «guía profesional externo» debe cumplir un papel muy importante destinado a:
- Mantener una posición equilibrada y objetiva en todo momento.
- Conservar la «esencia» por la cual existe la reunión.
- Incentivar la participación activa, positiva y amigable de todos los presentes.
- Lograr un ambiente agradable, y si es posible alegre.
- Generar un espacio donde no existan recriminaciones.
- Evitar y/o neutralizar las discusiones estériles.
- Evitar las desviaciones hacia temas familiares puros que no tengan que ver con la empresa.
- Guiar los debates hacia el camino de las razones por sobre las emociones.
- Aportar su propia visión de los temas como «uno mas».
- Dar el cierre adecuado a la reunión.
- Dejar por escrito las conclusiones y decisiones.
En el caso de que la Dirección sea unipersonal también puede existir la reunión de dirección ordinaria, en este caso con un comité de «personas clave» de la organización y/o a solas con el Consultor Profesional Externo y cumpliendo con las pautas arriba descriptas.
En todos los casos, el «ida y vuelta» de cada tema abordado construye conocimientos, enriquece y lleva indefectiblemente a decisiones con menos posibilidades de error.
El costo de este sistema es cero. Sólo se trata de una decisión política y de ser consecuente.
Es muy significativo el cambio personal, familiar y empresario que se logra a partir de la aplicación correcta y exitosa de esta herramienta, siendo que además se ahorran tiempos de «debate y discusión» durante las horas operativas del negocio, ya que cada tema importante o conflictivo pasa a tener su ámbito natural de resolución.
Es habitual escuchar entonces: «no discutamos ahora, concentrémonos en lo que hay que hacer hoy y lo dejamos para el miércoles en la reunión de dirección».
Esto último implica además un gran ahorro en tiempo y dinero además de la contribución a la mejora del ambiente laboral y directivo.
Como se observa, cuando se decide sumar a la “reunión de dirección” en la cultura organizacional se descubre que la aplicación no es compleja, las pautas son simples y la mejora en la productividad directiva y de la organización toda son más que significativas.
Por Néstor Setzes
SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario
[email protected] / www.sicfie.com.ar
