Las reuniones de directorio PYME

Cuando se menciona “reunión de dirección” o “reunión de directorio”, inmediatamente se piensa en grandes organizaciones. Esto es al menos un error.

Un encuentro donde se debe lograr un ámbito de comunicación por excelencia, destinado a la mejora continua de la organización.

 

Hacer reuniones de dirección en una PyME no es una excentricidad, más bien es una necesidad imperiosa para darle ámbito natural  a las cuestiones fundamentales de la empresa, su análisis, su debate y su decisión.

A modo de ejemplo, el SICFIE como sistema tiene a esta herramienta como básica para PyMEs y la constituye en uno de los grandes secretos de su éxito.

Ahora bien: ¿qué es una reunión de dirección en una PyME?Es un encuentro de El o Los dueños de la empresa, donde se debe lograr un ámbito de comunicación por excelencia destinado a la mejora continua de la organización toda.

Si se plantean los objetivos de la reunión o el “para que”, se pueden enumerar entre otros:

  • Analizar los resultados e indicadores.
  • Controlar la marcha del negocio.
  • Transmitir informaciones entre los socios.
  • Analizar cuestiones internas (de personal, de procesos, de recursos, etc.).
  • Analizar cuestiones externas o de contexto (clientes, proveedores, competidores, macroeconómicas, etc.).
  • Controlar la implementación de los cambios en marcha.
  • Analizar cambios a futuro.
  • Convocar personal clave o profesionales externos para que comuniquen cosas puntuales.  Estos participantes deben estar presentes solo el tiempo que dure su exposición.
  • Decidir sobre cuestiones de mediana importancia (tácticas).
  • Decidir sobre cuestiones de gran importancia (estratégicas).
  • Definir las políticas y normas que hacen a la “cultura organizacional”.
  • Para definir el “cómo”, es decir que esta herramienta sea efectiva, se recomienda cumplir algunas reglas básicas, a saber:
  • Contar con la participación de un “moderador” o “guía” profesional externo de confianza. Preferentemente el Consultor o en su defecto el Contador o el Abogado de la firma.
  • Ser ordinaria, es decir, con día y hora preestablecida con mucha anticipación.
  • Tener una frecuencia definida (por ejemplo, semanal).
  • Realizarse y cumplir su función aunque alguno de los convocados no asista, esto es que debe tener vida propia como sistema sin depender de las personas.
  • Realizarse en un lugar cómodo y agradable.
  • Debe generarse un ámbito de respeto, amigable y constructivo, donde todos tengan oportunidad de expresar sus ideas sin ser censurados.
  • Contar con reglas de juego claras en cuanto a las decisiones a tomar. Por ejemplo si se decide a suma de votos o quién y cómo decide cada tema.
  • Durar un tiempo prudencial para que no se torne aburrida o pesada, por ejemplo 2 hs salvo excepciones.
  • A su vez, el “moderador” o “guía profesional externo” debe cumplir un papel muy importante destinado a:
  • Mantener una posición equilibrada y objetiva en todo momento.
  • Conservar la “esencia” por la cual existe la reunión.
  • Incentivar la participación activa, positiva y amigable de todos los presentes.
  • Lograr un ambiente agradable, y si es posible alegre.
  • Generar un espacio donde no existan recriminaciones.
  • Evitar y/o neutralizar las discusiones estériles.
  • Evitar las desviaciones hacia temas familiares puros que no tengan que ver con la empresa.
  • Guiar los debates hacia el camino de las razones por sobre las emociones.
  • Aportar su propia visión de los temas como “uno mas”.
  • Dar el cierre adecuado a la reunión.
  • Dejar por escrito las conclusiones y decisiones.

En el caso de que la Dirección sea unipersonal también puede existir la reunión de dirección ordinaria, en este caso con un comité de “personas clave” de la organización y/o a solas con el Consultor Profesional Externo y cumpliendo con las pautas arriba descriptas.

En todos los casos, el “ida y vuelta” de cada tema abordado construye conocimientos, enriquece y lleva indefectiblemente a decisiones con menos posibilidades de error.

El costo de este sistema es cero. Sólo se trata de una decisión política y de ser consecuente.

Es muy significativo el cambio personal, familiar y empresario que se logra a partir de la aplicación correcta y exitosa de esta herramienta, siendo que además se ahorran tiempos de “debate y discusión” durante las horas operativas del negocio, ya que cada tema importante o conflictivo pasa a tener su ámbito natural de resolución.

Es habitual escuchar entonces: “no discutamos ahora, concentrémonos en lo que hay que hacer hoy y lo dejamos para el miércoles en la reunión de dirección”.

Esto último implica además un gran ahorro en tiempo y dinero además de la contribución a la mejora del ambiente laboral y directivo.

Como se observa, cuando se decide sumar a la “reunión de dirección” en la cultura organizacional se descubre que la aplicación no es compleja, las pautas son simples y la mejora en la productividad directiva y de la organización toda son más que significativas.

Por Néstor Setzes
SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario
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