Cuando se menciona «reunión de dirección» o “reunión de directorio”, inmediatamente se piensa en grandes organizaciones. Esto es al menos un error.
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Hacer reuniones de dirección en una PyME no es una excentricidad, más bien es una necesidad imperiosa para darle ámbito natural a las cuestiones fundamentales de la empresa, su análisis, su debate y su decisión.
A modo de ejemplo, el SICFIE como sistema tiene a esta herramienta como básica para PyMEs y la constituye en uno de los grandes secretos de su éxito.
Ahora bien: ¿qué es una reunión de dirección en una PyME?Es un encuentro de El o Los dueños de la empresa, donde se debe lograr un ámbito de comunicación por excelencia destinado a la mejora continua de la organización toda.
Si se plantean los objetivos de la reunión o el «para que», se pueden enumerar entre otros:
- Analizar los resultados e indicadores.
- Controlar la marcha del negocio.
- Transmitir informaciones entre los socios.
- Analizar cuestiones internas (de personal, de procesos, de recursos, etc.).
- Analizar cuestiones externas o de contexto (clientes, proveedores, competidores, macroeconómicas, etc.).
- Controlar la implementación de los cambios en marcha.
- Analizar cambios a futuro.
- Convocar personal clave o profesionales externos para que comuniquen cosas puntuales. Estos participantes deben estar presentes solo el tiempo que dure su exposición.
- Decidir sobre cuestiones de mediana importancia (tácticas).
- Decidir sobre cuestiones de gran importancia (estratégicas).
- Definir las políticas y normas que hacen a la «cultura organizacional».
- Para definir el «cómo», es decir que esta herramienta sea efectiva, se recomienda cumplir algunas reglas básicas, a saber:
- Contar con la participación de un «moderador» o «guía» profesional externo de confianza. Preferentemente el Consultor o en su defecto el Contador o el Abogado de la firma.
- Ser ordinaria, es decir, con día y hora preestablecida con mucha anticipación.
- Tener una frecuencia definida (por ejemplo, semanal).
- Realizarse y cumplir su función aunque alguno de los convocados no asista, esto es que debe tener vida propia como sistema sin depender de las personas.
- Realizarse en un lugar cómodo y agradable.
- Debe generarse un ámbito de respeto, amigable y constructivo, donde todos tengan oportunidad de expresar sus ideas sin ser censurados.
- Contar con reglas de juego claras en cuanto a las decisiones a tomar. Por ejemplo si se decide a suma de votos o quién y cómo decide cada tema.
- Durar un tiempo prudencial para que no se torne aburrida o pesada, por ejemplo 2 hs salvo excepciones.
- A su vez, el «moderador» o «guía profesional externo» debe cumplir un papel muy importante destinado a:
- Mantener una posición equilibrada y objetiva en todo momento.
- Conservar la «esencia» por la cual existe la reunión.
- Incentivar la participación activa, positiva y amigable de todos los presentes.
- Lograr un ambiente agradable, y si es posible alegre.
- Generar un espacio donde no existan recriminaciones.
- Evitar y/o neutralizar las discusiones estériles.
- Evitar las desviaciones hacia temas familiares puros que no tengan que ver con la empresa.
- Guiar los debates hacia el camino de las razones por sobre las emociones.
- Aportar su propia visión de los temas como «uno mas».
- Dar el cierre adecuado a la reunión.
- Dejar por escrito las conclusiones y decisiones.
En el caso de que la Dirección sea unipersonal también puede existir la reunión de dirección ordinaria, en este caso con un comité de «personas clave» de la organización y/o a solas con el Consultor Profesional Externo y cumpliendo con las pautas arriba descriptas.
En todos los casos, el «ida y vuelta» de cada tema abordado construye conocimientos, enriquece y lleva indefectiblemente a decisiones con menos posibilidades de error.
El costo de este sistema es cero. Sólo se trata de una decisión política y de ser consecuente.
Es muy significativo el cambio personal, familiar y empresario que se logra a partir de la aplicación correcta y exitosa de esta herramienta, siendo que además se ahorran tiempos de «debate y discusión» durante las horas operativas del negocio, ya que cada tema importante o conflictivo pasa a tener su ámbito natural de resolución.
Es habitual escuchar entonces: «no discutamos ahora, concentrémonos en lo que hay que hacer hoy y lo dejamos para el miércoles en la reunión de dirección».
Esto último implica además un gran ahorro en tiempo y dinero además de la contribución a la mejora del ambiente laboral y directivo.
Como se observa, cuando se decide sumar a la “reunión de dirección” en la cultura organizacional se descubre que la aplicación no es compleja, las pautas son simples y la mejora en la productividad directiva y de la organización toda son más que significativas.
Por Néstor Setzes
SICFIE, Asesoramiento y Control PyME – Coaching empresario
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